Datenschutzinformation für Kunden

1. Verantwortlicher

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da nach Art. 37 DSGVO i. V. m. § 38 BDSG keine Benennungspflicht besteht. Ihre Anfragen richten Sie bitte an die in Ziffer 1 genannte Adresse.

3. An wen sich diese Information richtet

Diese Information gilt für natürliche Personen, deren Daten wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen verarbeiten, insbesondere:

• Ansprechpartner, Mitarbeitende und Vertreter unserer Kunden und Interessenten;
• Ansprechpartner von Geschäftspartnern, Lieferanten und Dienstleistern;
• Kunden, die als Einzelunternehmer oder Freiberufler selbst Vertragspartner sind;
• Teilnehmende an Präsentationen, Workshops, Schulungen und Veranstaltungen.

Soweit wir im Auftrag unserer Kunden personenbezogene Daten verarbeiten – etwa bei Einführung, Support, Fernwartung oder Betrieb von Software wie Wasabi Works –, handeln wir als Auftragsverarbeiter. Verantwortlich ist in diesen Fällen der Kunde; die Verarbeitung richtet sich nach dem jeweils geschlossenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO und ist nicht Gegenstand dieser Information.

4. Kategorien personenbezogener Daten und Herkunft

Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontakt- und Identifikationsdaten (Name, Anrede, Titel, Funktion, Unternehmen, Abteilung, geschäftliche Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer);
• Vertrags- und Auftragsdaten (Angebote, Bestellungen, Verträge, Projektinformationen, Leistungsnachweise, Supportanfragen);
• Abrechnungs- und Zahlungsdaten (Rechnungsanschrift, Bankverbindung, Zahlungsverlauf, USt-IdNr. bei Einzelunternehmern);
• Kommunikationsdaten (Inhalte von E-Mails, Gesprächs- und Besprechungsnotizen, Termindaten);
• technische Daten bei Video- und Online-Meetings (z. B. Teilnehmername, Zeitpunkt, ggf. IP-Adresse);
• Daten zu Ihren Interessen und Präferenzen, soweit Sie uns diese mitteilen (z. B. Themenwünsche, Einwilligungen und Widersprüche zur Werbung).

Wir erheben diese Daten grundsätzlich bei Ihnen selbst oder bei Ihrem Arbeitgeber bzw. Auftraggeber. Daneben können Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen, etwa aus Handels- und Unternehmensregistern, Unternehmenswebsites, beruflichen Netzwerken wie LinkedIn, Fach- und Branchenverzeichnissen oder von Messen und Veranstaltungen, auf denen Sie uns Ihre Kontaktdaten überlassen haben.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Bearbeitung von Anfragen, Erstellung von Angeboten, vorvertragliche Maßnahmen – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Ansprechpartnern juristischer Personen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit unseren Kunden)
• Abschluss, Durchführung und Beendigung von Verträgen, einschließlich Projektabwicklung, Einführung, Schulung, Support und Wartung – Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO
• Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Forderungsmanagement und Buchhaltung – Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Nachweis- und Meldepflichten (insbesondere nach HGB, AO und UStG) – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
• Kundenbeziehungsmanagement in unserem CRM-System, Pflege und Aktualisierung von Kontaktdaten – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Kundenbetreuung)
• Information über eigene ähnliche Produkte und Leistungen sowie Einladungen zu Veranstaltungen (siehe Ziffer 6) – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 7 Abs. 3 UWG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Durchführung von Online-Meetings und Videokonferenzen – Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO
• IT- und Informationssicherheit, Missbrauchs- und Betrugsprävention – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz unserer Systeme)
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Weiterentwicklung unserer Produkte und Leistungen auf Basis von Rückmeldungen und Supportanfragen, soweit möglich anonymisiert oder pseudonymisiert – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Angebots)
• Verarbeitungen, in die Sie gesondert eingewilligt haben (z. B. Newsletter, Referenznennung, Fotos von Veranstaltungen) – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Soweit wir uns auf berechtigte Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, haben wir diese gegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten abgewogen. Eine Verarbeitung zu anderen als den genannten Zwecken erfolgt nur, soweit sie mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist (Art. 6 Abs. 4 DSGVO) oder Sie eingewilligt haben.

6. Werbliche Ansprache

Bestandskunden informieren wir per E-Mail über eigene ähnliche Produkte und Leistungen, wenn wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit einem Vertrag erhalten haben (§ 7 Abs. 3 UWG). Sie können dieser Verwendung jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen; auf dieses Recht weisen wir bei jeder Nachricht hin.

E-Mail-Newsletter an Personen, die nicht Bestandskunden sind, versenden wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Telefonische Kontaktaufnahme im geschäftlichen Umfeld erfolgt nur, soweit eine zumindest mutmaßliche Einwilligung vorliegt (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

7. Empfänger der Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen (z. B. Geschäftsführung, Vertrieb, Projektleitung, Support, Buchhaltung). Darüber hinaus können Daten an folgende Empfänger übermittelt werden:

• Auftragsverarbeiter, die uns auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO unterstützen, insbesondere Anbieter von IT-, Cloud-, Kommunikations- und Kollaborationsdiensten (E-Mail, Office-Anwendungen, CRM, Videokonferenz), Hosting-Anbieter sowie Dienstleister für Aktenvernichtung und IT-Support;
• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte, die einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen;
• Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister zur Zahlungsabwicklung;
• eingesetzte Subunternehmer und freie Mitarbeitende, soweit dies zur Projektdurchführung erforderlich ist und diese zur Vertraulichkeit verpflichtet sind;
• Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Eine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken an Dritte findet nicht statt.

8. Übermittlung in Drittländer

Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Setzen wir Dienstleister ein, die Daten in einem Drittland verarbeiten oder dort ansässig sind, erfolgt eine Übermittlung nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere:

• auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO), für die USA etwa bei Unternehmen, die unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind;
• auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914), ergänzt um zusätzliche Schutzmaßnahmen, soweit erforderlich;
• im Einzelfall auf Grundlage einer Ausnahme nach Art. 49 DSGVO.

Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie über die in Ziffer 1 genannte Adresse anfordern.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Einzelnen gilt:

• Daten aus der Vertragsbeziehung speichern wir für deren Dauer und darüber hinaus bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen (in der Regel drei Jahre zum Jahresende, §§ 195, 199 BGB).
• Buchungsbelege einschließlich Rechnungen bewahren wir acht Jahre auf, Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO, § 14b UStG). Die Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
• Kontaktdaten von Interessenten, mit denen kein Vertrag zustande kommt, löschen wir spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern Sie nicht ausdrücklich einer längeren Speicherung zugestimmt haben.
• Haben Sie einer werblichen Ansprache widersprochen oder eine Einwilligung widerrufen, speichern wir Ihre Kontaktdaten in einer Sperrliste ausschließlich, um diesen Widerspruch dauerhaft beachten zu können.
• Aufzeichnungen von Online-Meetings erstellen wir nur nach vorheriger Ankündigung und mit Einwilligung der Teilnehmenden.

Entfällt der Zweck und bestehen keine Aufbewahrungspflichten, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Während laufender Aufbewahrungsfristen wird die Verarbeitung auf die Erfüllung dieser Pflichten beschränkt.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die zur Anbahnung und Durchführung des Vertrags erforderlichen Daten können wir jedoch in der Regel kein Angebot erstellen, keinen Vertrag schließen und unsere Leistungen nicht erbringen oder abrechnen.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung und KI-gestützte Werkzeuge

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Soweit wir zur Unterstützung unserer Arbeit KI-gestützte Werkzeuge einsetzen (z. B. für Textentwürfe oder Zusammenfassungen), erfolgt dies auf Grundlage der in Ziffer 5 genannten Rechtsgrundlagen, ausschließlich mit Anbietern, mit denen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht, und ohne Freigabe Ihrer Daten zum Training fremder Modelle. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung trifft stets ein Mensch.

12. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff zu schützen. Hierzu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffskonzepte, Mehr-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Datensicherungen. Unsere Maßnahmen passen wir fortlaufend dem Stand der Technik an.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• Löschung (Art. 17 DSGVO);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Widerruf einer erteilten Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@fosbury-tech.de. Wir beantworten Ihr Anliegen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

15. Änderungen dieser Information

Wir passen diese Datenschutzinformation an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite; auf Anfrage senden wir sie Ihnen gerne zu.